Принципы отбора поставщиков и порядок взаимодействия при поставке товаров

1.1. Принципы выбора поставщика, действующие в Компании

• Единые стандарты

Компания осуществляет отбор Поставщиков на основании единых критериев, сформированных исходя из целей экономической эффективности. Не допускается отказ от заключения договора поставки по основаниям, не предусмотренным законодательством РФ и настоящей Политикой.

• Прозрачность и открытость

В процессе взаимодействия с Поставщиками Компания обеспечивает им доступ к информации о принципах выбора Поставщика, к проекту договора поставки, а также к другой существенной для сотрудничества информации, размещенной на официальном сайте Компании.

• Конфиденциальность

Руководствуясь принципами прозрачности и открытости во взаимоотношениях с Поставщиками, Компания признает право Поставщика на коммерческую тайну и конфиденциальность предоставленной им Компании информации.

• Эффективность

Компания стремится реализовывать через свою торговую сеть качественные товары по экономически обоснованным ценам путем отбора наиболее выгодных условий сотрудничества с Поставщиками. Компания прилагает все усилия, чтобы оптимизировать издержки на этапах поставки товаров от производителя до розничного покупателя.

• Разумная предусмотрительность

В пределах возможного и должного Компания осуществляет проверку Поставщиков, товаров, в том числе условий производства товаров, на предмет добросовестности Поставщиков и соблюдения ими и производителями товаров требований законодательства Российской Федерации, в том числе, но не исключительно требований Таможенного союза и пр. При этом при выборе контрагента предпочтение отдается тем Поставщикам, которые осуществляют торговую деятельность достаточно длительное время и зарекомендовали себя на рынке как надежные партнеры, ориентированные на долгосрочное сотрудничество с покупателями.

1.2. Начало сотрудничества: процедура работы с коммерческими предложениями, процесс выбора Поставщика

Потребности в закупках товаров определяются на основании ассортиментной матрицы торговой сети, которая разрабатывается ответственными сотрудниками Компании, исходя из формата магазина, позиционирования торговой сети и потребности данного региона/города/магазина в товарах различных категорий.
Ассортиментная матрица по категориям пересматривается с целью поиска новых позиций товаров, вывода из ассортимента позиций товаров, пользующихся незначительным спросом у розничных покупателей или заменой продаваемых товаров аналогичными товарами, спрос на который ожидается выше, в случае перебоев в поставках товаров, а также иных обстоятельств, влияющих на надлежащее осуществление Компанией торговой деятельности.
Необходимость пересмотра ассортиментной матрицы осуществляется по решению руководства торговой сети.

Компания самостоятельно осуществляет поиск потенциальных Поставщиков, поставляющих необходимые товары, в следующих случаях:

• Если товары не представлены в Компании, но потребность в них существует, либо представлены, но требуется увеличение объемов поставляемых товаров, в том числе в связи с открытием новых торговых объектов, либо замещение его другими товарами в связи с выявлением нарушений, предъявляемых к товарам, либо неисполнением или ненадлежащим исполнением другими Поставщиками обязательств по договору поставки.
• Возникновения у Компании потребности в поиске потенциальных поставщиков в иных случаях.
При этом Компания производит подбор Поставщиков либо путем поиска в открытых источниках и в базе коммерческих предложений, поступающих в Компанию.

Поставщик инициирует сотрудничество с Компанией через отправку коммерческого предложения.

Поставщики могут отправить коммерческое предложение по адресу: inbox@stik-ltd.com

Пожелания и рекомендации к оформлению коммерческого предложения:

1) Свободная форма с перечислением предлагаемого ассортимента;
2) Необходимо указывать закупочные цены с НДС;
3) При желании можно указать комментарии к ассортименту (его принципиальное отличие от уже имеющихся аналогов, новизна, лучшее качество);
4) не следует прикреплять к письму дополнительные файлы (о необходимости предоставить дополнительную информацию будет сообщено отдельно).
Компания вправе запросить у Поставщика дополнительную информацию о нем и поставляемых им товарах, в том числе попросить предоставить образцы товаров для проведения лабораторных исследований/проведения фокус-групп.
Отбор Поставщиков производится на основании совокупной оценки коммерческого предложения, в том числе в части: ассортимента, предлагаемых цен, возможных объемов и частоты поставок, географии поставок и логистики.
По результатам рассмотрения на электронный адрес отправителя направляется письмо, извещающее о принятом Компанией решении.
Если по коммерческому предложению принимается положительное решение, дальнейшие контакты осуществляются через сотрудника коммерческого подразделения, направившего ответ, в котором будет содержаться необходимая контактная информация.
Все поступившие в Компанию коммерческие предложения сохраняются в базе коммерческих предложений. При возникновении у Компании потребности в альтернативных поставщиках и/или товарах поступившие коммерческие предложения могут быть рассмотрены повторно в соответствии с настоящей Политикой.

1.3. Критерии отбора Поставщиков

Правовое положение и репутация Поставщика:

• Поставщик зарегистрирован в установленном порядке в качестве юридического лица или индивидуального предпринимателя;
• Поставщик не находится в стадии ликвидации;
• Поставщик должен быть зарегистрирован в налоговой инспекции в соответствии своей деятельности ОКВЕД;
• В отношении Поставщика не введены (не открыты) процедуры банкротства;
• Отсутствие фактов неисполнения или ненадлежащего исполнения Поставщиком принятых на себя обязательств перед Компанией или другими участниками рынка;
• Отсутствие информации о предъявлении к Поставщику антимонопольными, налоговыми, таможенными и иными государственными органами претензий о нарушении требований законодательства, обязательных для исполнения Поставщиком.
• Отсутствие обязательств перед бюджетами всех уровней.

Ценовое предложение:

• Закупочная цена товаров должна быть конкурентоспособной.

Товарное предложение:

• Качество товаров должно соответствовать требованиям санитарных, технических и всех иных применимых норм и стандартов Российской Федерации, Таможенного союза, ЕАЭС.
• Компания вправе проводить аудит производства с участием представителей Компании и независимых аудиторов.
• Товар должен соответствовать требованиям к товарам, указанным в настоящей Политике или предоставленным Поставщику по запросу. При выборе Поставщика преимуществами являются:
• Наличие у Поставщика собственного производства, помещений для упаковки и хранения выпускаемых товаров.
• Наличие у Поставщика действующих договоров с другими хозяйствующими субъектами, осуществляющими торговую деятельность (торговыми сетями) на поставки товаров, предлагаемых Компании.
• Наличие дополнительных сертификатов качества международного образца.
• Наличие у Поставщика зарегистрированных товарных знаков.
• Готовность производить товары под СТМ Компании, наличие действующих договоров поставки товаров СТМ с контрагентами Поставщика.
• Готовность делать групповую полочную упаковку с возможностью демонстрации товаров.
• Готовность обсуждать с Компанией упаковку, вес, свойства новинок до их выпуска.
• Готовность изготавливать упаковку и товары в соответствии с требованиями Компании.
• Готовность Поставщика осуществлять ежедневную отгрузку товаров.
• Поставщик производит, реализует товары в данной категории не менее года.
• Возможность самостоятельно осуществлять таможенную очистку импортных товаров.
• Наличие у Поставщика транспортно-логистических возможностей, позволяющих осуществлять самостоятельную доставку товаров до торговых объектов Компании.

Основания отказа от сотрудничества с конкретным Поставщиком:

• Наполненность ассортиментной матрицы на момент обращения Поставщика (такие же (или аналогичные) товары поставляются Компании в достаточном объеме другими Поставщиками).
• Несоответствие Поставщика одному или нескольким критериям отбора, установленным настоящей Политикой.

1.4. Начало работы по договору. Основные условия поставки

Для заключения Договора Поставщику необходимо представить следующие документы:
• Заверенная подписью единоличного исполнительного органа Поставщика и печатью Поставщика копия выписки из ЕГРЮЛ/ЕГРИП (выданная уполномоченным органом не позднее, чем за 30 дней до даты заключения Договора).
• Заверенные подписью единоличного исполнительного органа Поставщика и печатью Поставщика копии учредительных документов Поставщика, включая все изменения и дополнения к ним (последняя редакция).
• Подлинник доверенности на лицо, имеющее право на заключение и подписание Договора от имени Поставщика.
• Иные документы, которые могут быть запрошены Компанией.
Компания гарантирует полную конфиденциальность полученной информации.

До заключения Договора поставки Поставщик предоставляет образцы товаров и документы, подтверждающие их качество и безопасность, сотрудникам, отвечающим за контроль качества в Компании.
Процедура контроля качества товаров при вводе в ассортимент состоит из следующих обязательных этапов:
• Проверка наличия и порядок заверения сопроводительных документов, подтверждающих происхождение, качество и безопасность товара, в зависимости от вида продукции (сертификатов соответствия, деклараций о соответствии, свидетельств о государственной регистрации, ветеринарно-сопроводительных документов на подконтрольные грузы).
• Проверка маркировки потребительской упаковки товара, а также маркировки транспортной упаковки на соответствие требованиям действующего законодательства в Российской Федерации и на территории стран Таможенного Союза, в части защиты прав и информирования потребителей, доведения полной и достоверной информации о товаре.
• Осуществление органолептической оценки качества продовольственных товаров (внешний вид, вкус, цвет, запах, консистенция) на соответствие требованиям нормативно- технической документации, в соответствии с которой изготовлен продукт, а также требованиям спецификаций Компании. Например, национальные и отраслевые стандарты (ГОСТ, ОСТ), технические условия и стандарты организаций (ТУ, СТО), Технические регламенты Российской Федерации и Таможенного союза (ТР ТС).
• Проверка легитимности акцизных и федеральных специальных марок на алкогольной продукции с использованием технических средств ЕГАИС.
• Проверка и тестирование непродовольственных товаров в соответствии с требованиями технических регламентов и нормативно-технической документации.
• Проверка фактической массы нетто пищевых продуктов в соответствии с допусками, установленным требованиями законодательства, а также размеров непродовольственных товаров на соответствие информации указанной на упаковке. Полный текст Договора поставки прикреплен к настоящей политике.
Товар поставляется Поставщиком отдельными партиями, в ассортименте, по цене, в количестве и в сроки, в соответствии с Заказами. Порядок подачи Заказа и его содержание указаны в Договоре поставки.

1.5. Требования по качеству, маркировке и упаковке товаров

Качество товаров должно соответствовать требованиям санитарных, технических и всех иных применимых норм и стандартов Российской Федерации, Таможенного союза, ЕАЭС.
Товар должен иметь маркировку в соответствии с законодательством РФ и Таможенного союза, содержать информацию в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ, а также сопровождаться документами, подтверждающими качество, безопасность, происхождение товара, фитосанитарное состояние, ветеринарно-санитарное состояние, легальность производства и оборота и иными документами, предусмотренными действующим законодательством РФ в отношении данного вида Товара, в том числе:
• Декларация о соответствии – копия, заверенная печатью Поставщика или держателя подлинника.
• Сертификат соответствия – копия, заверенная печатью Поставщика или держателя подлинника.
• Справка к Таможенной Декларации (ТД) на импортированные алкогольную и спиртосодержащую, табачную продукцию, заверенная печатью Поставщика.
• Справка к Товарно-транспортной накладной (ТТН) на алкогольную и спиртосодержащую продукцию, произведенную на территории РФ или на территории государства-члена Таможенного союза, а также на указанную продукцию, приобретшую статус товара Таможенного союза, заверенная печатью Поставщика.
• Карантинный сертификат или Акт государственного карантинного фитосанитарного контроля, или Акт карантинного фитосанитарного контроля.
• Ветеринарное свидетельство Форма №2, №3 – оригинал.
• Ветеринарная справка Форма №4 – оригинал.
При поставке продукты питания должны соответствовать требованиям по минимальным срокам годности, указанным в Договоре поставки.
В случае поставки спиртосодержащей непищевой продукции Поставщик обязуется предоставить письменное подтверждение наличия/отсутствия в продукции этилового спирта (или денатурата), а также его процентное содержание.

Требования по упаковке товаров

Упаковка товаров должна обеспечивать его сохранность во время транспортировки, при выполнении погрузочно-разгрузочных работ. Внешняя упаковка товаров должна быть из прочного картона или иного материала, позволяющего перевозить и складировать товары на поддонах.
Упаковка товаров должна соответствовать требованиям Технического Регламента Таможенного союза «О безопасности упаковки».

Особые требования для товаров категории «Фрукты и Овощи»

Качество товара категории «Фрукты и Овощи» должно соответствовать законодательству РФ, требованиям ТР ТС 021/2011 «О безопасности пищевой продукции», Национальным стандартам Российской Федерации ГОСТ Р, Стандартам Европейской Экономической Комиссии при ООН (FFV), внутренним стандартам Компании, ФЗ № 162 от 29 июня 2015 г., требованиям Федерального закона Российской Федерации от 21 июля 2014 г. № 206-ФЗ «О карантине растений» и иным правовым актам Российской Федерации, Решениям Евразийского экономического сообщества (Высшего органа Таможенного Союза), действующим в отношении данного вида товара. Каждая партия товара должна поставляться в сопровождении документации, подтверждающей качество, безопасность и происхождение товара, а также его фитосанитарное состояние:
• документация, подтверждающая качество и безопасность;
• оригинал или заверенная копия Декларации о соответствии;
• документация, подтверждающая фитосанитарное состояние:
a) для отечественной продукции – оригинал Карантинного сертификата, если продукция выращена в карантинной зоне/ оригинал или заверенная копия письма из Россельхознадзора о том, что продукция выращена в свободной от карантинных объектов зоне;
b) для импортной продукции – оригинал или заверенная копия Акта Государственного Карантинного Фитосанитарного Контроля.
Упаковка товара должна соответствовать требованиям ТР ТС 005/2011 о безопасности упаковки.
Маркировка должна соответствовать требованиям ТР ТС 022/2011 «Пищевая продукция» в части ее маркировки.
Каждая единица упаковки товара (ящик, коробка, подложка, пакет, мешок, сетка и т.п.) должна иметь маркировку на русском языке с информацией о товаре, согласно требованиям действующего законодательства Российской Федерации, Техническим регламентам Российской Федерации и «Требованиям по предоставлению минимальной и обязательной информации для потребителей».
В отдельных случаях маркировке подлежит каждый плод индивидуально (для штучного товара).
Упаковка товара должна быть стандартной для каждого отдельного вида и обеспечивать его сохранность при перевозке автомобильным транспортом, погрузке, разгрузке и хранении в складском помещении.
Поставщик несет ответственность за порчу или утрату товара, вызванных некачественной или ненадлежащей упаковкой.
Материалы, используемые внутри упаковки, должны отвечать санитарно- эпидемиологическим нормам, быть чистыми и такого качества, чтобы не вызывать внешнего или внутреннего повреждения товара.
Использование материалов, в частности бумаги или этикеток с торговыми названиями марок, разрешается при условии, что для нанесения текста или наклеивания этикеток используются нетоксичные чернила или клей. Стикеры, прикрепленные к продукту, должны быть такими, чтобы при их снятии не оставалось видимых следов клея и не появлялись дефекты кожуры.

Санкции за несоблюдение требований и дополнительные требования

Нарушение Поставщиком требований к маркировке товаров, а также несоответствие информации на упаковке и этикетках товаров действительности, расценивается как существенный недостаток товаров и является основанием для отказа в приемке товара и/или применению санкций по Договору поставки.
Компания вправе отказаться от приемки товара, поставленного с нарушением требований по упаковке. Товар при этом считается не поставленным.
Компания может предъявлять дополнительные требования по качеству/внешнему виду/иным характеристикам товаров в зависимости от формата («магазин у дома», «супермаркет», «гипермаркет»), а также в случае поставки товаров «Собственной Торговой Марки» (СТМ). Компания обязана в трехдневный срок информировать Поставщиков о требованиях, предъявляемых к товару.

1.6. Порядок поставки и приемки товара

Порядок поставки товара

Поставка товара может производиться Поставщиком, транспортом Поставщика и за его счет в магазины, указываемые в Заказе.
Поставщик при перевозке (доставке) товара обязан обеспечить соблюдение действующих правил и норм, установленных для перевозки данного вида продукции на данном виде транспорта, в том числе установленного специального температурного режима.
При перевозке пищевых продуктов каждая партия товара должна перевозиться в транспортных средствах с соблюдением правил перевозки соответствующего вида товара, в том числе с соблюдением правил товарного соседства.
Водители-экспедиторы и экспедиторы, сопровождающие перевозку пищевых продуктов, должны иметь оформленные в установленном порядке медицинские книжки и быть одетыми в спецодежду.
Поставщик обязан передать Компании при поставке все документы, необходимые для реализации товара в соответствии с действующим законодательством РФ, в том числе:
• товарные или товарные и товарно-транспортные накладные;
• копии лицензий на производство или распространение (при поставке товара, производство и распространение которого лицензируется);
• информацию для потребителя на русском языке в соответствии с требованиями законодательства РФ;
• иные документы, наличие которых предусмотрено действующим законодательством РФ и необходимо для дальнейшей реализации товара.
Отсутствие товарно-сопроводительной документации является основанием для отказа от приемки товара.

Приемка товара

Приемка товара по количеству, ассортименту и комплектности, а также товара, приемка которого осуществляется по тарным местам – по количеству мест и качеству, в части видимых недостатков, которые можно обнаружить путем осмотра товара без вскрытия тары (упаковки), (далее – «видимые недостатки»), производится в момент получения товара.
Приемка Товара по количеству производится путем:
• пересчёта (при приёмке штучного товара);
• перевеса (при приёмке весового товара);
• проверки соответствия сопроводительной документации и маркировки товара без осуществления вскрытия упаковки. Приемка товара по качеству производится путём:
• выборочной проверки качества;
• проверки соответствия сопроводительной документации и маркировки товара без осуществления вскрытия упаковки.
Приемка приостанавливается в следующих случаях:
• при обнаружении несоответствия качества, количества, комплектности, маркировки поступившего товара, тары или упаковки: - требованиям ГОСТов, регламентов, иных стандартов, техническим условиям и иным требованиям, предусмотренным для данного вида товара законодательством РФ; - требованиям Договора поставки; - данным, указанным в маркировке и сопроводительных документах, удостоверяющих количество и качество Товара;
• при обнаружении некорректно оформленных документов, предусмотренных Договором поставки.
Компания вправе предъявить требования к Поставщику, связанные с недостатками товара, находящегося внутри тарного места: по количеству и/или ассортименту, и/или качеству, и /или комплектности в части видимых недостатков, если недостатки обнаружены в течение 5 (пяти) рабочих дней.
Компания вправе предъявить требования к Поставщику, связанные с недостатками товара по качеству, в части скрытых недостатков, если недостатки обнаружены в течение срока годности/реализации товара или гарантийного срока.
Поставщик обязан своими силами и за свой счет принять и вывезти товар, имеющий недостатки, в срок не более 5 (пяти) дней с момента уведомления. Если товар, имеющий недостатки, оплачен, то Поставщик обязан не позднее 5 (пяти) рабочих дней с момента подписания накладной на возврат товара, возвратить все денежные средства за данный товар.

1.7. Оформление первичной документации по договору

Основная информация по оформлению первичной документации по договору поставки содержится в Договоре поставки.
При возникновении вопросов следует связываться со специалистами ООО «Торг ДВ».
Поставщик обязан по окончании каждого календарного месяца, не позднее седьмого числа месяца, следующего за отчетным, предоставлять в формате Excel реестры произведенных в адрес Компании в течение месяца отгрузок товара с указанием в данных реестрах следующих сведений: Поставщик, юридическое лицо- покупатель, номер накладной, дата накладной, сумма по накладной. Информация отправляется по адресу электронной почты, указанному Компанией в письмах об отсутствующих/ненадлежащим образом оформленных счетах-фактурах.

1.8. Условия оплаты и проведения сверки взаиморасчетов

Цена товара устанавливается в российских рублях и включает налог на добавленную стоимость (НДС). Затраты Поставщика, связанные с поставкой товара, учитываются в цене товара. Поставщик обязуется не увеличивать согласованные цены чаще, чем 1 (один) раз в квартал.
Все условия о цене товара, включая последующее изменение цены, устанавливаются только путем согласования и подписания уполномоченными лицами Компании и Поставщика спецификации и условий о скидке (в случае предоставления скидки). Спецификация должна содержать перечень номенклатур товаров.
Оплата за товар производится путем безналичного перечисления денежных средств на расчетный счет Поставщика в сроки, предусмотренные соответствующим приложением к Договору поставки при условии получения Компанией соответствующего счета-фактуры, надлежаще оформленного согласно действующему налоговому законодательству РФ. Датой исполнения Компанией своих обязательств по оплате товара считается дата списания денежных средств с расчетного счета банка Компании. При этом Стороны признают, что до момента оплаты товара Компанией, товар не находится в залоге у Поставщика (ч.5 ст. 488 ГК РФ).
Счет-фактура составляется отдельно для каждой ТН/ТТН на основании цен, действующих на момент отправки заказа Поставщику и в соответствии с количеством товара, фактически принятым Компанией. В счете-фактуре Поставщик в обязательном порядке дополнительно указывает номер ТН/ТТН, к которым данный счет- фактура составлен. В графе счета-фактуры «грузополучатель и его адрес» следует указать наименование юридического лица-покупателя/получателя товара и фактический адрес магазина Компании.
Счета-фактуры необходимо выставлять в срок, предусмотренный действующим законодательством РФ. Не допускается дублирование счетов-фактур, выставленных разными способами.
Для своевременной оплаты и во избежание искажения данных в учете Поставщика и Компании Поставщику необходимо своевременно информировать соответствующего сотрудника коммерческого подразделения о смене системы налогообложения и ставок НДС по конкретным номенклатурным позициям с предоставлением подтверждающих документов.
Не реже одного раза в квартал Компания и Поставщик проводят сверку взаиморасчетов с обязательным подписанием Акта сверки. Компания направляет Поставщику неподписанный Акт сверки. Поставщик обязан в течение 5 (пяти) рабочих дней с момента получения Акта сверки передать Компании два экземпляра Акта сверки, подписанных и скрепленных печатью Поставщика либо в тот же срок обязан направить мотивированный отказ от подписания Акта сверки с указанием всех имеющихся возражений по адресу электронной почты, указанному Компанией при направлении проекта Акта сверки.
В случае обнаружения расхождений, связанных с округлением суммы по произведенным поставкам за сверяемый период, стороны без проведения расследования принимают выявленную сумму к списанию. При этом сумма расхождений делится пополам между сторонами. Основанием для списания части расхождений для каждой стороны является подписанный сторонами Акт сверки.
В случае обнаружения расхождений, не связанных с округлением суммы по произведенным поставкам за сверяемый период, срок подписания Сторонами Акта сверки не должен превышать 21 (двадцати одного) календарного дня с момента получения Поставщиком неподписанного проекта Акта сверки. В случае отсутствия возражений со стороны Поставщика по проекту Акта сверки в течение 21 (двадцати одного) календарного дня с момента получения Акта сверки, Акт сверки считается принятым в редакции Компании. При этом Поставщик обязан передать Компании Акт сверки, подписанный и скрепленный печатью Поставщика.

2. Урегулирование разногласий

Мы обеспечиваем Поставщикам возможность информировать Компанию обо всех случаях предполагаемых нарушений прав Поставщиков в результате действий Компании или ее представителей.
Претензию необходимо отправить на адрес электронной почты: inbox@stik-ltd.com
Все обращения рассматриваются комиссией. Комиссия ООО «Торг ДВ» выполняет роль корпоративного арбитра в спорных ситуациях с поставщиками. Комиссия создается в целях решения конфликтных и спорных ситуаций во взаимодействии Компании с партнерами с учетом принципов Кодекса добросовестных практик взаимоотношений между торговыми сетями и поставщиками потребительских товаров. В задачи комиссии также входит повышение эффективности договорной работы Компании, создание площадки для прямого диалога компании с контрагентами, разрешение спорных ситуаций.
Основные функции комиссии:
• рассмотрение жалоб по процессу выбора контрагентов или их дисквалификации,
• выявление проблем в договорной работе,
• подготовка рекомендаций и предложений по выявленным проблемам для вынесения на рассмотрение руководства Компании.